Herausforderung Datenverwaltung
für kleine und mittlere Unternehmen

Effiziente Datenverwaltung

Unternehmen, die ihre Daten effizient verwalten, haben einen enormen Wettbewerbsvorteil.

Dokumente werden oftmals nicht an dem für sie vorgesehenen Ort gespeichert. Dateien und Ordner werden nicht nach einem einheitlichen Schema benannt. Mehrere Versionen eines Dokuments werden unübersichtlich abgelegt.

Dateien werden versehentlich überschrieben. Dokumente werden unbeabsichtigt mehrfach abgelegt und im schlimmsten Fall auch noch unterschiedlich benannt.

Strukturierte Daten werden in Excel-Tabellen gespeichert, obwohl sie in einer Datenbank viel besser aufgehoben wären.

Wie Friendly Cloud hilft

Unternehmen können mit Friendly Cloud unter anderem dank der folgenden Funktionen ihre Daten effizient verwalten:

  • Wiki-Funktion zur Dokumentation des Ablageschemas
  • Regeln für die Benennung von Dateien und Ordnern
  • Versionierung
  • Dublettenwarnung
  • Tags
  • Verknüpfungen von Dateien und Ordner mit anderen Dateien und Ordnern
  • Vordefinierte Ordnerstrukturen
  • Verwaltung strukturierter Daten

Erfolgreiche Zusammenarbeit der Mitarbeiter

Unternehmen, die dafür sorgen, dass ihre Mitarbeiter erfolgreich zusammenarbeiten können, profitieren von einer deutlich höheren Mitarbeiterzufriedenheit und stehen finanziell besser da.

Arbeitsabläufe sind häufig unklar oder werden nicht eingehalten. Wenn mehrere Mitarbeiter an einem Projekt arbeiten, entsteht im Projektordner Chaos. Bei der Vergabe von Aufgaben bleibt unklar, auf welche Dokumente sie sich beziehen.

Wie Friendly Cloud hilft

Die Mitarbeiter können mit Friendly Cloud unter anderem dank der folgenden Funktionen erfolgreich zusammenarbeiten:

  • Dokumentenzentriertes Workflowmanagement
  • Wiki-Funktion
  • Versionierung nicht nur der einzelnen Dateien und Dokumente, sondern auch des gesamten Datenbestands, sodass der Projektfortschritt leicht nachvollzogen werden kann
  • Einfaches Management von Bearbeitungskonflikten
  • Dateibezogene Diskussionen

Manipulationssichere Speicherung

Zahlreiche Dokumente und Aufzeichnungen müssen aufgrund von Gesetzen, anderen Vorschriften oder Markterwartungen manipulationssicher gespeichert werden.

Beispielsweise müssen aus handels- und steuerrechtlichen Gründen unter anderem Kostenvoranschläge, Verträge, Rechnungen und Buchungsbelege manipulationssicher gespeichert werden.

Dafür reicht es nicht aus, die betreffenden Dokumente ohne spezielle Software auf der Festplatte oder in einem Cloud-Speicher abzulegen.

Wie Friendly Cloud hilft

Alle mit Friendly Cloud abgelegten Dokumente werden kryptografisch manipulationssicher gespeichert. Damit bietet unsere Software einen Schutz, der weit über den herkömmlicher Dokumentenmanagementsysteme hinausgeht.

Wenn man ein abgelegtes Dokument bearbeitet, wird automatisch eine neue Version des Dokuments erstellt. Die bisherige Version bleibt unverändert. So besteht volle Nachvollziehbarkeit der vorgenommenen Bearbeitungen.

Da nicht nur die einzelnen Dateien und Dokumente versioniert werden, sondern auch der gesamte Datenbestand, kann gegenüber Behörden und vor Gericht nicht nur der Stand einzelner Dokumente, sondern auch der des gesamten Datenbestands zu jedem beliebigen Zeitpunkt in der Vergangenheit nachgewiesen werden.

Rechtlich zulässiger Einsatz von Cloud-Speichern

Personenbezogene Daten – und damit letztendlich fast alle Daten – dürfen nicht ohne Weiteres in Cloud-Speichern insbesondere US-amerikanischer Anbieter gespeichert werden.

Die EU-Datenschutz-Grundverordnung verbietet die unverschlüsselte Speicherung personenbezogener Daten ohne Einwilligung der betroffenen Personen in Cloud-Speichern, die in einem Nicht-EU-Land betrieben werden, das nicht den hohen Datenschutzanforderungen der EU genügt.

Zumindest im Fall der US-amerikanischen Anbieter gilt das Verbot wohl auch dann, wenn sich der Cloud-Speicher in Europa befindet oder von einer europäischen Tochtergesellschaft betrieben wird.

Anders als oft suggeriert, schafft eine Transportverschlüsselung genauso wenig Abhilfe wie die Verschlüsselung der Daten in Ruhe.

Wie Friendly Cloud hilft

Friendly Cloud verschlüsselt die Daten vor ihrer Ablage in einem Cloud-Speicher. Damit ist die Nutzung der preislich oft sehr attraktiven US-amerikanischen Cloud-Speicher rechtlich zulässig.

Korrekte Verarbeitung personenbezogener Daten

Neben den Einschränkungen bei der Nutzung von Cloud- Speichern müssen Unternehmen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten zahlreiche weitere Vorgaben beachten.

Die EU-Datenschutz-Grundverordnung sieht beispielsweise auch vor, dass Unternehmen personenbezogene Daten pseudonymisieren, anonymisieren oder löschen müssen, sobald der Zweck, für den sie erhoben wurden, erreicht worden ist und keine Aufbewahrungspflicht mehr besteht.

Wie Friendly Cloud hilft

Unternehmen können mit Friendly Cloud unter anderem dank der folgenden Funktionen personenbezogene Daten korrekt verarbeiten:

  • Möglichkeit, ein Löschkonzept zu hinterlegen, auf dessen Basis sämtliche Daten bei ihrer Erfassung datenschutzrechtlich richtig eingeordnet werden können
  • Einfache Löschung der Daten, die nicht mehr aufbewahrt werden dürfen, und automatische Protokollierung ihrer Löschung
  • Einfache Bearbeitung von Auskunftsersuchen betroffener Personen
  • Vorübergehende Sperrung personenbezogener Daten, wenn eine betroffene Person die Einschränkung der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten verlangt
  • Möglichkeit, Nutzerrechte granular zuzuweisen
  • Wiki-Funktion zur Dokumentation der datenschutzrechtlichen Verfahren

Hochaktuelle und datenschutzkonforme Backups

Unternehmen, die über hochaktuelle und datenschutzkonforme Backups verfügen, sind für den Ernstfall gerüstet und rechtlich auf der sicheren Seite.

Festplatten können ausfallen. Ransomware kann die unternehmenseigenen Geräte infizieren, wichtige Daten verschlüsseln und für ihre Entschlüsselung ein Lösegeld verlangen. Rechenzentren, die Cloud-Speicher beherbergen, können abbrennen.

Daher ist es unerlässlich, Backups von allen wichtigen Daten an verschiedenen Orten aufzubewahren. Dabei gilt: Je älter die Backups sind, desto geringer ist ihr Nutzen. Unternehmen müssen außerdem sicherstellen, dass personenbezogene Daten, die sie nicht mehr aufbewahren dürfen, auch aus den Backups gelöscht werden.

Wie Friendly Cloud hilft

Wenn man sich für den verteilten Betrieb entscheidet und einstellt, dass sämtliche Daten redundant auf mehreren Geräten vorgehalten werden, verfügt man über mehrere hochaktuelle und datenschutzkonforme Backups.

Darüber hinaus können unabhängig davon zeitgesteuert Sicherungen in Form von ZIP- Dateien erstellt werden, die in andere Sicherungskonzepte integriert werden können.

Langzeitstabile Datenspeicherung

Daten können auch ohne Totalverlust des Speichermediums, auf dem sie gespeichert sind, unbrauchbar werden.

Daten sind auf Festplatten und SSDs nicht für die Ewigkeit gespeichert. Wärme, Feuchtigkeit und einfach nur der Lauf der Zeit können einzelne Bits verändern. Oft reicht ein einziges fehlerhaftes Bit aus, um eine Datei insgesamt unbrauchbar zu machen. Viele gängige Dateisysteme erkennen diese Fehler nicht.

Um diesem Problem zu begegnen, reicht es nicht aus, mehrere Kopien auf verschiedenen Datenträgern vorzuhalten. Denn fehlerhafte Dateien bleiben oft so lange unbemerkt, bis zum Beispiel nach einem Austausch der Hardware nur noch die defekte Version eines Dokuments vorhanden ist.

Wie Friendly Cloud hilft

Friendly Cloud speichert jede Datei zusammen mit ihrem kryptographischen Hash, also ihrem eindeutigen digitalen Fingerabdruck. Wird bei einem Lesevorgang oder einer regelmäßigen Überprüfung festgestellt, dass Datei und Hash nicht mehr zusammenpassen, die Datei also fehlerhaft geworden ist, wird die defekte Datei automatisch durch eine intakte Version von einem anderen Gerät ersetzt.