Funktionen
Verteilter Betrieb
Friendly Cloud kann nicht nur zentral, zum Beispiel auf einem Server, sondern auch verteilt auf den eigenen Geräten betrieben werden.
Im verteilten Betrieb werden standardmäßig alle Daten redundant auf allen Geräten gespeichert. Es lässt sich aber auch einstellen, dass nicht alle Daten auf allen Geräten vorgehalten werden. Die anderen Daten können dann bei Bedarf von jedem anderen Gerät, das die benötigten Daten vorhält, nachgeladen werden.
Friendly Cloud unterstützt als Speicher unter anderem auch externe Festplatten und Cloud-Speicher. Auf diesen werden die Daten standardmäßig verschlüsselt gespeichert. Mit dem verteilten Betrieb lassen sich eine sehr hohe Datenverfügbarkeit und hochaktuelle und datenschutzkonforme Backups realisieren.
Manipulationssichere Speicherung
Friendly Cloud speichert die Daten manipulationssicher, also so, dass eventuelle Manipulationen an ihnen garantiert auffallen.
Die Daten werden mithilfe kryptographischer Verfahren verkettet gespeichert. Bei Bedarf lässt sich die dabei entstehende Datenkette zusätzlich durch elektronische Zeitstempel qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter sichern.
Friendly Cloud bietet damit ein Schutzniveau, das weit über das herkömmlicher Dokumentenmanagementsysteme hinausgeht. So können selbst höchste Anforderungen an die manipulationssichere Speicherung von Daten erfüllt werden.
Versionierung des gesamten Datenbestands
Friendly Cloud versioniert nicht nur die einzelnen Dateien und Dokumente, sondern auch den gesamten Datenbestand, sodass man sich seinen Stand zu jedem beliebigen Zeitpunkt in der Vergangenheit anzeigen lassen kann.
Standardmäßig führt jede Änderung wie das Hinzufügen oder Umbenennen einer Datei zu einer neuen Version des gesamten Datenbestands. Im manuellen Modus hingegen wird eine neue Version des gesamten Datenbestands nur auf Befehl des Nutzers erstellt.
Insbesondere dort, wo viele Dokumente anfallen, die sich aufeinander beziehen, ist es von großem Vorteil, sich mit wenigen Klicks den Stand aller Dokumente zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Vergangenheit anzeigen lassen zu können.
Aber auch für Unternehmen stark regulierter Branchen ist es sehr hilfreich, ihren Datenbestand zu einem früheren Zeitpunkt einfach transparent machen zu können.
Verwaltung strukturierter Daten
Mit Friendly Cloud können nicht nur Dateien, sondern auch beliebige strukturierte Daten wie Kontakte, Kalendereinträge, Notizen, digital erfasste Lagerbestände, Prüfprotokolle und die Arbeitszeiten von Mitarbeitern verwaltet werden.
Friendly Cloud hält viele verschiedene vordefinierte Typen strukturierter Daten bereit. Bei Bedarf kann man jeden beliebigen Typ strukturierter Daten einfach einrichten. Auf ihrer Grundlage können die strukturierten Daten dann mühelos erfasst werden.
Jeder Datensatz, zum Beispiel ein Prüfprotokoll, bildet ein eigenes Dokument, das an jeder beliebigen Stelle in der Friendly Cloud-Ordnerstruktur gespeichert werden kann. Die Datensätze lassen sich durchsuchen, filtern, visualisieren und bearbeiten.
Die Dateien und Dokumente, die in der Friendly Cloud gespeichert sind, können dynamisch in einer bestimmten Version oder in der jeweils aktuellsten Version verlinkt werden. Die Links funktionieren auch dann noch, wenn die Dateien und Dokumente verschoben oder umbenannt wurden.
Die strukturierten Daten können importiert und exportiert werden.
Wiki-Funktion
Man kann überall in der Friendly Cloud-Ordnerstruktur Seiten im HTML- und Markdown-Format anlegen.
Damit lassen sich zum Beispiel Wikis zum Wissensmanagement oder Qualitätsmanagement und Projektübersichtsseiten erstellen.
Die Dateien und Dokumente, die in der Friendly Cloud gespeichert sind, können dynamisch in einer bestimmten Version oder in der jeweils aktuellsten Version verlinkt werden. Die Links funktionieren auch dann noch, wenn die Dateien und Dokumente verschoben oder umbenannt wurden.
Dokumentenzentriertes Workflowmanagement
Mithilfe des dokumentenzentrierten Workflowmanagements ist es möglich, wiederkehrende Arbeitsabläufe wie die Bearbeitung von Eingangsrechnungen und die Erstellung von Angeboten zu organisieren.
Die dokumentenzentrierten Workflows können mit wenig Aufwand eingerichtet werden. Dabei werden die Aufgaben, die im Hinblick auf bestimmte Dokumente wie zum Beispiel Eingangsrechnungen nacheinander zu erledigen sind, den Nutzern bzw. ihren Rollen Aufgabe für Aufgabe zugewiesen (zum Beispiel Ablegen, Prüfen, Überweisen und Buchen der Eingangsrechnung).
Wenn ein Nutzer eine ihm zugewiesene Aufgabe erledigt hat, kann er das mühelos dokumentieren, indem er das betroffene Dokument entsprechend taggt, also mit einem digitalen Etikett versieht. Der Nutzer, der die nächste Aufgabe des Workflows zu erledigen hat, wird dann automatisch benachrichtigt. Dank der Tags kann im Nachhinein leicht nachvollzogen werden, welche Aufgabe wann von wem erledigt wurde.
Granulare Zuweisung der Nutzerrechte
Friendly Cloud ermöglicht es, die Nutzerrechte granular zuzuweisen.
Die Nutzerrechte können den einzelnen Nutzern bzw. ihren Rollen granular zugewiesen werden. Es kann also bis auf Dateiebene runter festgelegt werden, welcher Nutzer welche Aktionen (Lesen, Schreiben, Löschen, dauerhaft Löschen) durchführen darf.
Diese Funktion ist eine wichtige Voraussetzung für eine rechtskonforme Datenverwaltung. So sehen etwa die EU-Datenschutz-Grundverordnung und das Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen vor, dass der Zugriff auf die von ihnen geregelten Daten streng zu begrenzen ist.
Tags
Sämtliche Ordner und Dateien können mit beliebigen Tags versehen werden.
Mit Tags können Ordner und Dateien mit verschiedensten Informationen versehen werden. Sie können zum Beispiel Auskunft zu ihrem Inhalt oder Bearbeitungsstatus geben.
Beim Aufruf eines Tags erhält man eine Liste aller Ordner und Dateien, die mit ihm versehen sind.
Dateiexplorer-Integration
Friendly Cloud lässt sich mit wenigen Klicks in den Windows Dateiexplorer integrieren und erscheint dann dort wahlweise als Laufwerk oder Ordner.
Dank der Windows Dateiexplorer-Integration kann man mit sämtlichen Programmen auf die in der Friendly Cloud liegenden Dateien zugreifen.
Backups
Friendly Cloud ermöglicht die einfache Erstellung hochaktueller und datenschutzkonformer Backups.
Wenn man sich für den verteilten Betrieb entscheidet und einstellt, dass sämtliche Daten redundant auf mehreren Geräten vorgehalten werden, verfügt man über mehrere hochaktuelle und datenschutzkonforme Backups. Änderungen werden nämlich kontinuierlich zwischen den verbundenen Geräten synchronisiert.
Darüber hinaus können unabhängig davon zeitgesteuert Sicherungen in Form von ZIP- Dateien erstellt werden, die in andere Sicherungskonzepte integriert werden können. Friendly Cloud unterstützt als Speicher unter anderem auch externe Festplatten und Cloud- Speicher, sodass physisch getrennte Backups erstellt werden können.
Standardmäßig werden Daten nicht permanent gelöscht. Außerdem können permanente Löschungen bestimmten Nutzern vorbehalten oder auf bestimmte Verzeichnisse beschränkt werden, um versehentliche Datenverluste zu vermeiden.
Da Friendly Cloud nicht nur die einzelnen Dateien und Dokumente, sondern auch den gesamten Datenbestand versioniert, kann der Datenbestand jedes beliebigen Zeitpunkts in der Vergangenheit wiederhergestellt werden.
Produktivitätsfunktionen
Friendly Cloud steigert die Produktivität ihrer Nutzer auch noch durch weitere Funktionen.
Beispielsweise können häufig benötigte Ordnerstrukturen vordefiniert werden. Im Bedarfsfall können sie dann mit wenigen Klicks erstellt werden. Das spart Zeit und gewährleistet Einheitlichkeit.
Wenn Nutzer eine bereits gespeicherte Datei erneut ablegen wollen, werden sie darauf hingewiesen, auch wenn die Dateien unterschiedliche Namen haben.