Anwendungsbeispiele
Bautagebuch
Mit Friendly Cloud können Bautagebücher, die an die Anforderungen des jeweiligen Bauprojekts angepasst sind, einfach und manipulationssicher geführt werden.
Der Typ strukturierter Daten, der für das jeweilige Bautagebuch benötigt wird, kann mit geringem Aufwand eingerichtet werden. Auf seiner Grundlage lässt sich das Bautagebuch dann mühelos führen.
Jeder Eintrag in das Bautagebuch stellt ein Dokument dar, das an beliebiger Stelle in der Friendly Cloud-Ordnerstruktur abgelegt werden kann. Die Einträge lassen sich durchsuchen, filtern, visualisieren und bearbeiten.
In der Friendly Cloud abgelegte Dateien wie Fotos und Pläne können dynamisch verlinkt werden. Die Links funktionieren auch dann noch, wenn die Dateien verschoben oder umbenannt wurden.
Friendly Cloud versioniert nicht nur die einzelnen Dateien und Dokumente, sondern auch den gesamten Datenbestand, sodass man den Planungsstand zu jedem beliebigen Zeitpunkt in der Vergangenheit mit wenigen Klicks nachvollziehen kann, ohne die früheren Versionen der Teilpläne einzeln raussuchen zu müssen.
Da Friendly Cloud sämtliche Daten manipulationssicher speichert, können die Einträge in das Bautagebuch im Streitfall vor Gericht verwendet werden.
Kundenverwaltung
Mit Friendly Cloud können Unternehmen ihre Kunden einfach und effizient verwalten.
Der für die Verwaltung der Kundenstammdaten benötigte Typ strukturierter Daten kann mit geringem Aufwand eingerichtet werden. Auf seiner Grundlage lassen sich die Kundenstammdaten dann mühelos erfassen.
Jeder Kundenstammdatensatz stellt ein Dokument dar, das an beliebiger Stelle in der Friendly Cloud-Ordnerstruktur abgelegt werden kann. Die Kundenstammdatensätze können durchsucht, gefiltert und bearbeitet werden.
Genauso können weitere anfallende Daten wie zum Beispiel Telefonnotizen verwaltet werden. Diese können mit dem Kundenstammdatensatz des jeweiligen Kunden verknüpft werden, sodass alle Informationen zu einem Kunden mit einem Klick aufrufbar sind.
Mithilfe von Tags können Kunden verschiedenen Kategorien zugeordnet und so beispielsweise bei Kampagnen gezielter angesprochen werden. Erinnerungen zum Beispiel an zu erledigende Anrufe und zu versendende Nachfass-E-Mails können durch einen entsprechenden Kalendereintrag realisiert werden.
Laborjournal
Mit Friendly Cloud können Laborjournale einfach und manipulationssicher geführt werden.
Der Typ strukturierter Daten, der für das Laborjournal benötigt wird, kann mit wenig Aufwand eingerichtet werden. Auf seiner Grundlage lässt sich das Laborjournal dann mühelos führen.
Jeder Eintrag in das Laborjournal stellt ein Dokument dar, das an beliebiger Stelle in der Friendly Cloud-Ordnerstruktur abgelegt werden kann. Die Einträge lassen sich zum Beispiel durchsuchen und filtern.
Wenn man einen Eintrag nachträglich korrigieren oder ergänzen möchte, kann man ihn entsprechend bearbeiten. Dabei wird automatisch eine neue Version des Eintrags erstellt. So besteht volle Nachvollziehbarkeit der vorgenommenen Änderungen.
In der Friendly Cloud abgelegte Dateien wie Fotos und Messdaten können dynamisch verlinkt werden. Die Links funktionieren auch dann noch, wenn die Dateien verschoben oder umbenannt wurden.
Friendly Cloud speichert sämtliche Daten manipulationssicher, also so, dass eventuelle Manipulationen an ihnen garantiert auffallen. Dafür werden die Daten mithilfe kryptographischer Techniken verkettet gespeichert. Bei Bedarf lässt sich die dabei entstehende Datenkette zusätzlich durch elektronische Zeitstempel qualifizierter Vertrauensdiensteanbeiter sichern.
Damit ist man zum Beispiel bei Patentanmeldungen und bei Kontrollen der Verwendung regulierter Substanzen auf der sicheren Seite.
Personalakte
Mit Friendly Cloud können Personalakten einfach und rechtssicher geführt werden.
Die für die einzelnen Personalakten benötigte Ordnerstruktur kann vordefiniert werden. Bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters lässt sie sich dann mit wenigen Klicks anlegen. Das spart Zeit und sichert die Einheitlichkeit der Personalakten.
Der für die Verwaltung der Personalstammdaten benötigte Typ strukturierter Daten kann mit geringem Aufwand eingerichtet werden. Auf seiner Grundlage lassen sich die Personalstammdaten dann mühelos aufnehmen.
Jeder Personalstammdatensatz stellt ein Dokument dar, das an beliebiger Stelle in der Friendly Cloud-Ordnerstruktur abgelegt werden kann. Die Datensätze lassen sich zum Beispiel durchsuchen, filtern und bearbeiten.
Mithilfe von Tags können die Dokumente, die in den Personalakten abgelegt werden, verschiedenen Kategorien zugeordnet werden. Auf diese Weise können sie auch über Personalakten hinweg leicht gefunden werden.
Friendly Cloud speichert sämtliche Daten manipulationssicher. Außerdem können die Nutzerrechte granular zugewiesen werden. Damit ist man rechtlich auf der sicheren Seite.
Projektarbeit
Friendly Cloud verfügt über verschiedene Funktionen, die die Projektarbeit enorm erleichtern.
Da die einzelnen Dateien versioniert werden, ist sofort ersichtlich, welche Version einer Datei die neueste ist. Es ist genau nachvollziehbar, wann von wem eine Datei geändert wurde. Jede frühere Version einer Datei kann mit wenigen Klicks wiederhergestellt werden.
Bearbeitungskonflikte können einfach gemanagt werden. Es kann festgelegt werden, dass Dateien zur gleichen Zeit nur von einem Nutzer bearbeitet werden können. Konflikte können so schon gar nicht entstehen. Es lässt sich aber auch einstellen, dass Dateien von mehreren Nutzern gleichzeitig bearbeitet werden können. Eventuelle Konflikte werden dann angezeigt und können einfach bereinigt werden.
Dank der Versionierung des gesamten Datenbestands kann man sich seinen Stand zu jedem beliebigen Zeitpunkt in der Vergangenheit ansehen und so die Fortentwicklung des Projekts leicht nachvollziehen.
Mit der Wiki-Funktion können Projektübersichtsseiten zum Beispiel auf der obersten Ebene des Projektordners erstellt werden. Die in der Friendly Cloud abgelegten Projektdokumente können dynamisch verlinkt werden. Die Links funktionieren auch dann noch, wenn die Dateien verschoben oder umbenannt wurden.
Mit Tags können Ordner und Dateien mit verschiedensten Informationen versehen werden. Sie können zum Beispiel Auskunft zu ihrem Inhalt oder Bearbeitungsstatus geben. Beim Aufruf eines Tags erhält man eine Liste aller Ordner und Dateien, die mit ihm versehen sind.
Notizen lassen sich an jeder Stelle in der Friendly Cloud-Ordnerstruktur anlegen, um Informationen, die an der jeweiligen Stelle relevant sind, einfach mit anderen Nutzern zu teilen.
Qualitätsmanagement
Die im Rahmen des Qualitätsmanagements zu dokumentierenden Informationen können mit Friendly Cloud einfach und rechtssicher verwaltet werden.
Eine Möglichkeit besteht darin, die zu dokumentierenden Informationen zum Beispiel in PDF- Dateien festzuhalten, diese in der Friendly Cloud abzulegen und mithilfe eines Wikis einfach zugänglich zu machen.
Auf der Hauptseite des Wikis könnte ein Überblick über das Qualitätsmanagement gegeben werden. Auf Unterseiten könnte man seine Details darstellen und die relevanten PDF-Dateien verlinken.
Dynamische Links auf die jeweils aktuellste Version der PDF-Dateien stellen dann sicher, dass die Mitarbeiter immer mit den neuesten Informationen arbeiten. Die Links funktionieren auch dann noch, wenn die Dokumente verschoben oder umbenannt wurden.
Eine andere Möglichkeit besteht darin, die zu dokumentierenden Informationen direkt in dem Wiki festzuhalten.
Das dokumentenzentrierte Workflowmanagement ermöglicht es, die dokumentierten Informationen zu lenken, also ihre Erstellung, Prüfung und Freigabe zu organisieren. Dafür richtet man einen Workflow ein, der die einzelnen Aufgaben den zuständigen Nutzern bzw. ihren Rollen zuweist.
Wenn ein Nutzer eine ihm zugewiesene Aufgabe erledigt hat, kann er das mühelos dokumentieren, indem er das betroffene Dokument entsprechend taggt, also mit einem digitalen Etikett versieht. Der Nutzer, der die nächste Aufgabe des Workflows zu erledigen hat, wird dann automatisch darüber informiert.
Dank der Tags kann im Nachhinein einfach nachvollzogen werden, welche Aufgabe wann von wem erledigt wurde. Mit den Tags lassen sich die dokumentierten Informationen auch noch anderweitig kennzeichnen, zum Beispiel mit Gültigkeitsvermerken versehen oder zurückziehen.
Aufgrund der Versionierung des gesamten Datenbestands kann man sich seinen Stand zu jedem beliebigen Zeitpunkt in der Vergangenheit anzeigen lassen und so Aktualisierungen der dokumentierten Informationen einfach nachvollziehen.
Bei Bedarf können zum Beispiel Störfälle in der Produktion mithilfe entsprechender Typen strukturierter Daten manipulationssicher erfasst werden.
Wissensmanagement
Mit Friendly Cloud können die Bemühungen, das Unternehmenswissen bestmöglich festzuhalten, allen Beteiligten zugänglich zu machen, anzuwenden und aktuell zu halten, ohne großen Aufwand technisch umgesetzt werden.
Dafür kann man an jeder Stelle in der Friendly Cloud-Ordnerstruktur Seiten im HTML- und Markdown-Format anlegen und so ein Wiki zum Wissensmanagement erstellen. Die Dateien und Dokumente, die in der Friendly Cloud gespeichert sind, können dynamisch verlinkt werden.
Außerdem können sämtliche Ordner und Dateien getaggt, also mit digitalen Etiketten versehen werden. Beim Aufruf eines Tags erhält man eine Liste aller mit ihm getaggten Ordner und Dateien.
Beispielsweise könnte ein Ingenieurdienstleister seine projektbezogenen Dokumente im jeweiligen Projektordner ablegen und bei allgemeiner Relevanz mit einem thematischen Tag versehen. Bei späteren Projekten lassen sich die benötigten Dokumente wie Fachaufsätze dann schnell finden.
Darüber hinaus könnte er in einem Wiki die Themen, die regelmäßig relevant sind, ausführlicher darstellen und hilfreiche Dokumente verlinken.
Zeiterfassung
Mit Friendly Cloud lassen sich zum Beispiel die Arbeitszeiten der eigenen Mitarbeiter, ihre Einsatzzeiten beim Kunden und die Laufzeiten der eingesetzten Maschinen einfach und rechtssicher aufzeichnen.
Die Typen strukturierter Daten, die für die verschiedenen Arten der zu erfassenden Zeiten benötigt werden, können mit wenig Aufwand eingerichtet werden. Auf ihrer Grundlage können die Zeiten dann mühelos aufgezeichnet werden.
Jede erfasste Zeit bildet ein eigenes Dokument, das an beliebiger Stelle in der Friendly Cloud- Ordnerstruktur abgelegt werden kann. Die erfassten Zeiten lassen sich durchsuchen, filtern, visualisieren und korrigieren.
Wenn man eine erfasste Zeit korrigiert, wird eine neue Version des betroffenen Dokuments erstellt. Damit besteht volle Nachvollziehbarkeit der vorgenommenen Korrekturen.
Dank der manipulationssicheren Speicherung und der Möglichkeit, Nutzerrechte granular zuzuweisen, ist man in Zeiten immer schärfer werdender Regulierung auf der sicheren Seite.
Die erfassten Zeiten können exportiert und dann mit anderen Programmen weiterverarbeitet werden.